アンクシステムズ

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社内の情報管理を効率化!SharePointとは?メリット・デメリットを解説。

皆様こんにちは。

ANKH Systems フロントエンドディベロッパー 石川です。
コロナウイルスの影響でおうち時間が増え、趣味のアウトドアもなかなか再開出来ずウズウズした毎日を過ごしております。
早く普段通りの生活に戻りたいものですね。

さて、今回ご紹介するテーマはOffice 365アプリケーションの一つであるSharePointについてです。

Office 365とは?

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Office 365とはMicrosoftが提供する総合グループウエアのことです。
Office 365には、Word、Excel、PowerPoint、Outlookといった皆様もお使いであろう有名なアプリケーションがありますが、実はそれ以外にもたくさん存在しており、その中のひとつにSharePointがあります。

SharePointとは?

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皆様はSharePointをご存知でしょうか?
あまり聞きなじみの無いアプリケーションだと思います。

ちなみに公式サイトにはこう書いてあります。

SharePoint は、チームワークを強化します。
動的で生産性の高いチーム サイトをプロジェクト チーム、部門、部署のそれぞれが作成して、ファイル、データ、ニュース、リソースを共有できます。
チームの作業を合理化するようにサイトをカスタマイズできます。
Windows PC、Mac、モバイル デバイスのどれでも、セキュリティを維持しながら、かつ容易に、組織内外のチーム メンバーとの共同作業を行うことができます。


これだけ見てもわかるような、、、わからないような、、、

ものすごく平たく説明しますと、
SharePointとOffice 365の様々なアプリケーションとを連携して、
会社内で必要な情報をとても楽に快適に共有・管理出来るようになる

ということなのです。
なんだかとてもわかりやすくなりましたね。

ただ、過去の案件でお客様とお話した際にも下記のようなコメントをいただくことが多かったです。

- 実際に何が出来るのか
- 導入してみたものの手つかずのままである
- そもそもやりたいことがわからない
- 既存の社内イントラに取って代わることが可能なのか

何を隠そう私も最初はそうでした。
SharePointがどういうアプリケーションで何が出来るのか、、、
少し触ったくらいではわかりませんよね。

どんなことが出来るのか?

では実際にどんなことが出来るのでしょうか。
実は、、、やっつけな言い方かもしれませんが、、、

やり方や実装次第で何にでも化けることが出来る

これがSharePointなのです。

下記はその一例ですが、

- 社内ファイルサーバ(社内向けの各種申請書、社内マニュアル等)
- 社内行事のアーカイヴ
- 社内報
- 勤怠管理(Power Appsとの連携)
- 案件進捗管理チェック
- 社員のスケジュール管理
- 社員名簿リスト

などなど、、、

単一でも良し複数組み合わせても良し、と本当に様々なことが出来ます。
また、ここでは詳しく書いていないのですが、Power AppsやPower Automateを使ったアプリとSharePointとを連携すれば、毎回煩雑な手順を踏む業務フローなども劇的に改善出来たりします。

SharePointの仕組み

SharePointは主に下記で構成されております。

- Webパーツ(画面に設置するボタンや入力フォームのようなもの)
- リスト(簡易データベースのようなもの)

Webパーツに表示させるデータをリストに保存しておき、そのWebパーツを使って画面に表示させる、というのが基本的な使い方になります。
また、他のOffice 365アプリケーションやTrello、Dropboxといった外部アプリケーションとの連携も可能です。

そして、SharePointでサイトを作るとなった場合に必ず意識する必要があるのが、クラシックデザイン、モダンデザインの概念です。
とても重要な概念であり、一度サイトを作ると基本的に変更は不可となります。



クラシック

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一昔前まで主流で採用されていたSharePointのデザインです。
現在でもこちらを採用されることが多々あります。

メリット:

- カスタマイズの敷居が低い
- よくある企業サイトのような見た目にすることが可能
- JavaScriptを用いて動的な処理も入れやすい

デメリット:

- Microsoftとしてはモダンの採用を強く勧めていて、クラシックの追加機能開発もほぼ終了している
- サポート自体は行ってはいるものの、いつまで対応するかも未定である
- デザインも一昔前で洗練されていない

モダン

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クラシックに打って変わって登場したのがモダンです。

メリット:

- PC/スマートフォン表示に最適化済み
- 洗練されたデザイン
- Microsoftのコミュニティが活発
- Power AppsやPower Automateといった他のOffice 365アプリケーションとの連携が容易
- Frameworkを用いた独自のWebパーツの開発が可能

デメリット:

- 基本的にはWebパーツの拡張が出来ず、拡張したい場合は上述のFrameworkを用いる必要があり開発難易度が高い
- デザインの制約が多く、細部まで凝ったデザインに変更しにくい

正直、どちらも良い部分あれば悪い部分もあるので、甲乙はつけ難いです。
導入されている企業様のご意向もあるので最適な方を選択していただくのが一番良いかと思いますが、私個人の意見としてはクラシックよりも将来性のあるモダンをおススメします。

以上、ざっくりと説明してみましたがいかがでしたでしょうか。
ここまで読んでみて、少しでも興味が湧いた方、導入を検討している方がいらっしゃったら今がチャンスです。
一緒にSharePointで貴社の可能性を広げましょう。

弊社ではクラシック・モダン両方の開発も行っており、モダンで必要なFrameworkを用いた開発も行っておりますので、お好きなWebパーツの開発も可能です。
デフォルトのWebパーツでは対応しきれない部分も弊社にぜひお任せください。

また、SharePoint開発の他にも、Power AppsやPower Automateを使ったアプリの開発も行っております。
どんな些細なことでも構いません、少しでも気になった方はぜひ当社にお気軽にお問い合わせください。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。


Reference Credit :

Microsoft SharePoint
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration


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